Een kostenplaats bij Natuurpunt Studie

Een projectrekening bij Natuurpunt Studie heeft heel wat voordelen:

• Alles op 1 plek: via de Rapportenapplicatie kunnen voorzitter en penningmeester niet alleen het financieel overzicht raadplegen, ook andere rapporten (van ledenlijsten tot bestuurssamenstelling) zijn daar te vinden. Bij het wijzigen van functies, bv. voorzitterswissel, wijzigt de toegang tot deze rapporten automatisch.
• Een duidelijk overzicht: met duidelijke en gemakkelijk te downloaden uittreksels heb je een goed overzicht van alle inkomsten en uitgaven van je werkgroep. Handig voor de opvolging van je werking, maar ook bij eventuele fiscale controle.
• Geen extra kosten voor het openen van een bankrekening: een zichtrekening openen bij een bank kan geld kosten, een projectrekening bij Natuurpunt Studie is gratis.
• Wij betalen je facturen: facturen kan je nu laten opmaken op naam van Natuurpunt Studie en wij regelen de betaling voor je. Ook online aankopen van grote bedragen kunnen volledig via ons worden geregeld worden.
• Fiscale attesten mogelijk! Hét grootste voordeel van een kostenplaats is dat Natuurpunt Studie fiscale attesten kan uitschrijven. Dit kan een stimulans zijn voor mensen om een financiële gift aan je werkgroep te doen.

Iedere projectrekening heeft een uniek nummer. Dat ziet er als volgt uit: XXX-9999, waarbij XXX het werkingsgebied aanduidt (REG voor ‘regionaal’, LOK voor ‘lokaal’ en GEW voor ‘gewestelijk’), gevolgd door een uniek cijfer voor je werkgroep.

Enkel voorzitter en penningmeester van de werkgroep hebben toegang tot het financieel overzicht van de kostenplaats via de Natuurpunt-Rapportenapplicatie (zie ook verder).

Facturen

In geval van een factuur vraag je de leverancier een factuur op te maken op naam van:

Natuurpunt Studie vzw

XXX-9999 (nummer van de kostenplaats van je werkgroep)

Coxiestraat 11

2800 Mechelen

BE 0408.032.874

Deze factuur bezorg je aan invoice@natuurpunt.be.

• Natuurpunt Studie regelt de betaling, ook als het een voorafbetaling betreft
• Betalingen gebeuren doorgaans op dinsdag en donderdag
• Bij hele grote betalingen, graag een seintje op voorhand.

Onkosten

Bij kleine bedragen of dringende betalingen, kan je het bedrag voorschieten en terugvorderen via een onkostennota. De onkostennota bezorg je samen het betalingsbewijs en/of factuur aan nps-onkosten@natuurpunt.be.

• Onkostennota’s bezorg je ons liefst zo snel mogelijk en ten laatste binnen de 3 maanden (te rekenen vanaf de datum van de gemaakte kost)
• Onkostennota’s houd je binnen hetzelfde jaar. Gemaakte kosten van de laatste helft van het jaar moeten dus ten laatste eind december ingeleverd worden.

Online aankopen

Online aankopen van grote bedragen kunnen ook rechtstreeks door Natuurpunt Studie betaald worden.

• Stuur hiervoor een mailtje naar werkgroepen@natuurpunt.be met de link(s) naar de producten die je wil aankopen.

Inkomsten

Op je projectrekening kan je alle inkomsten laten toekomen: de toelage ‘Zin in Natuurstudie?!’, giften of andere inkomsten.

Personen die een gift willen doen aan je werkgroep of voor een specifiek project, kunnen volgende gegevens gebruiken:

Natuurpunt Studie vzw

IBAN  BE12 2300 5247 4592

BIC    GEBA BEBB

Omschrijving: ‘Gift + project (indien van toepassing) + XXX-999 (nummer van de kostenplaats van je werkgroep)’ 

Fiscale attesten

Bij een gift van minstens €40 heeft de schenker recht op belastingvermindering van 45% van het gestorte bedrag.

Natuurpunt Studie bezorgt de schenkers een fiscaal attest.

Opmerking: de namen van de schenkers zal je niet zien in het financiële overzicht, omdat deze wegens privacy-redenen zijn afgeschermd. Ontvang je graag de namenlijst (bv. voor bedanking), kan je deze opvragen via werkgroepen@natuurpunt.be.

Afsluiten boekjaar

Bij het begin van het jaar sluit de dienst boekhouding van Natuurpunt alle projectrekeningen af, voor goedkeuring door de Algemene Vergadering van Natuurpunt in april. Dat wil zeggen dat er voor voorgaande jaren geen wijzigingen aangebracht kunnen worden.

Het is daarom belangrijk dat eind december wordt nagekeken of alles klopt. Opmerkingen of correcties geef je zo snel mogelijk door via nps-onkosten@natuurpunt.be.

Na de jaarafsluiting in januari zullen de bewegingen van kosten en opbrengsten van het voorbije jaar resulteren in een nieuw beginsaldo voor het nieuwe boekjaar. Dit is in de loop van de maand volgend op de eerste AV zichtbaar op je uittreksel.

Heb je bij de opstart van je werkgroep geen projectrekening geopend en breng je daar nu graag verandering in? Vraag er 1 aan via werkgroepen@natuurpunt.be.

1. Voorzitter en penningmeester van de werkgroep hebben toegang tot het financiële overzicht. Deze functies kan je eenvoudig toekennen of wijzigen in de Verenigingsapplicatie.
2. Het financiële overzicht vind je in de Rapportenapplicatie. Na login, zie je hier een overzicht met alle Natuurpunt-rapporten waar je toegang tot hebt. 
3. Het rapport WKG17 bevat alle boekhoudkundige bewegingen van je werkgroep binnen het boekjaar naar keuze. Downloaden doe je best in Excel-vorm.
4. Het beginsaldo zal slechts zichtbaar zijn in de loop van de maand volgend op de eerste AV van het jaar. 
5. De eerste pagina van het uittreksel bevat informatie over hoe je het rapport kan lezen. 

Wanneer een werkgroep producten verkoopt, gebeurt het wel eens dat er onduidelijkheid is over hoe btw aangerekend moet worden. Het gaat dan bijvoorbeeld over T-shirts of eten. 

Bij verkoop van producten via een rekening bij Natuurpunt

• Natuurpunt moet altijd 21% btw afdragen op verkoop van producten, dit dient dus ingerekend te worden in de verkoopprijs. Bijvoorbeeld: wil je €15,00 verdienen op een T-shirt, vraag dan 15+21%, dus €18,15.  
• Ook de aankoopkosten van de producten dienen via dezelfde rekening gebeurd te zijn.
• We kunnen geen opbrengsten boeken waarvoor we geen kosten kunnen bewijzen.
• Bij voorkeur worden inkomsten uit verkoop niet allemaal apart gestort, maar bv. 1 keer per maand, met duidelijke vermelding van de producten waarover het gaat en voor welke werkgroep. Als dit niet in de opmerking van de overschrijving past, kan je nog altijd je duiding mailen naar invoice@natuurpunt.be 

Verkoop van voedsel op studiedagen of congressen

• Op een studiedag of congres en de verkoop van eten en drinken dient normaal ook btw te worden gerekend. Voor NPS kunnen we hier wel vallen onder een vrijstelling en moeten we voldoen aan onderstaande regels om geen BTW te moeten aanrekenen.
• Wanneer de catering inbegrepen is in het inschrijvingsgeld, kan dit met vrijstelling van btw. 
• De kosten van het eten mogen dan niet meer dan 15% van de eigenlijke kostprijs van het totale evenement bedragen.
• Die kostprijs bevat ook de huur van de zaal, werktijd van personeel, etc. We vragen om voor elke studiedag een kleine begroting op te maken (sjabloon te verkrijgen bij Natuurpunt Studie). 
• Als de catering niet inbegrepen is in het inschrijvingsgeld en apart wordt verkocht, dan gaat het over een verkoop en dient er 12% btw voor catering (ter plaatse klaargemaakt), en 21% voor drank te worden aangerekend.